Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации

Содержание
Введение………………………………………………………………………….3
Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4
1.1 Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5
1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6
1.3 Составление учетных документов в архиве………………………….…...7
Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10
2.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11
Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12
3.1 Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15
3.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15
3.3 Составление собственно архивной описи дел……………………….….16
3.4 Составление справочного аппарата к описи……………………….……17
Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19
4.1 Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19
4.2 Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21
Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23
5.1 Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23
5.2 Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24
Заключение………………………………………………………………….…...25
Список литературы……………………………………………………….……..26

Введение
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для:
1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
3. для наиболее эффективного использования документов.
При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)
В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.
«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:
1. книга учета поступления и выбытия документов;
2. список фондов;
3. листы фондов;
4. описи дел.
Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.
Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:
1. описи дел;
2. номенклатуры дел;
3. картотеки;
4. исторические справки.
Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).