Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку

Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку
Однією з умов успішної діяльності підприємства є якість інформації, яка залежить від рівня інформаційного забезпечення керівництва. Процес прийняття управлінського рішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку в розрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.
Обов'язковою вимогою до таких даних є їх достовірність і можливість підтвердження. Інформація може бути незакріпленою або закріпленою на відповідному носії (документальною).
Матеріальний об'єкт, призначений для запису, зберігання і передачі в просторі й часі інформації, називається матеріальним носієм. Ним можуть бути папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск тощо. Існування документа без матеріального носія неможливе. Щоб вважати матеріальний об'єкт документом, необхідною є наявність зафіксованого у ньому текстового повідомлення.
Отже, документ - це матеріальний об'єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеному порядку та має юридичну силу.
Тому в процесі підготовки інформації для управління життєво важливою стає організація належного документування господарських операцій і документообороту. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то в результаті погіршується управління, оскільки воно залежить передусім від якості та оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.
Документально підтверджені відомості використовуються апаратом управління як засіб реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документи в багатьох випадках є одним із засобів закріплення і підтвердження законності та забезпечення контролю.5