Построение эффективных систем управления документами на предприятиях нефтегазовой отрасли

Крупные нефтяные и газовые компании во всем мире работают с электронной информацией в процессе разведки, добычи, подготовки и транспорта нефти. Их инициативы направлены на обеспечение точности и доступности используемой информации, которая интегрируется в различных базах данных и приложениях и предоставляется пользователю в режиме реального времени. Наиболее эффективным подходом, позволяющим оптимизировать весь комплекс работ с неструктурированной информацией, является внедрение единой платформы управления документами, способной решить весь спектр задач стоящий перед предприятием нефтегазовой отрасли в данной области. Кроме того, использование единой платформы, позволяет снизить затраты на эксплуатацию и дальнейшее развитие системы управления документами. В настоящее время ведущие российские предприятия нефтегазовой отрасли стремятся повысить эффективность своей работы путем снижения операционных затрат и повышения прозрачности процессов управления. Одним из способов достижения этой цели является эффективное использование информационных активов компании. От того, насколько быстро можно найти требуемую информацию и насколько она актуальна и верна, напрямую зависит успех управленческой и производственной деятельности. Главные источники информации на любом предприятии — это документы, как бумажные, так и электронные. Превратить информацию, содержащуюся в них, в работающий ресурс предприятия поможет Внедрение систем управления документами (СУД).

Почему необходимы системы управления документами

Более 80 % информации, которую используют предприятия нефтегазовой отрасли, является неструктурированной. Это различные документы: техническая документация, стандартные операционные процедуры, чертежи, служебные записки, договора и др. Согласно специальным исследованиям на поиск и обработку документов уходит 30-50 % рабочего времени инженерного персонала. Кроме того, на прохождение и согласование различных проектных документов по различным оценкам затрачивается до 50 % общего времени реализации проектов. Поэтому к основным целям внедрения систем управления документами относятся:

- оптимизация процессов согласования документов;

- повышение эффективности коллективной работы распределенных проектных команд;

- оптимизация хранения и сокращение времени поиска документов.