Система компьютерного ведения документации

Содержание  
 
Введение..............................................................................................................................  8
1. Концепция построения систем автоматизации  
документооборота............................................................................................................  9
2. История развития систем документооборота...................................................  10
3. Что есть документ?.....................................................................................................  11
3.1. Взаимосвязи документов..........................................................................................  13
3.2. Немного из практики работы канцелярии..............................................................  13
4. Что такое документооборот?..................................................................................  15
4.1. Стоимость хранения информации...........................................................................  16
4.2. Стоимость (время) поиска необходимой информации..........................................  16
4.3. Стоимость коллективного использования информации.......................................  16
4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места  
к другому...........................................................................................................................  16
5. Основы организации документооборота............................................................  17
5.1. Канцелярия и архив организации............................................................................  17
5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела.....................................................  18
6. Психология документооборота..............................................................................  20
7. Общие требования к системе документооборота............................................  21
7.1. Масштабируемость...................................................................................................  21
7.2 Распределенность.......................................................................................................  21
7.3. Модульность..............................................................................................................  21
7.4. Открытость.................................................................................................................  21
8. Задачи, решаемые системами документооборота...........................................  22
8.1. Задачи статических архивов.....................................................................................  23
8.1.1 Организация хранения электронных документов................................................  23
8.1.2. Принципы управления хранением........................................................................  23
8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов.....................  24
8.1.4. Организация поиска документов..........................................................................  24
8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы................................................................................................................................  25
8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.......................................................................................................  25
8.1.7. Поддержка аннотирования документа.................................................................  25
8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов...............................  26
8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом................................................  26
8.2.2. Поддержка составных документов.......................................................................  26
8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов..............................  26
8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу....... ..................  26
8.3. Пограничные задачи.................................................................................................  26
8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму.....................................  26
8.3.2. Подготовка обработки документа........................................................................  27
8.3.3. Обработка документа.............................................................................................  28
8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения.................  29
8.4.1. Свободная маршрутизация....................................................................................  30
8.4.2. Системы электронной почты................................................................................  30
8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения...................  30
8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация)........................................................  



31
9. Два подхода к организации хранения электронных документов.........................................................................................................................  33
9.1. О стандартах..............................................................................................................  33
10. Модель документооборота....................................................................................  35
10.1. Эволюция модели....................................................................................................  37
10.2. Модель и типы собственности...............................................................................  39
10.3. Что же из всего этого следует?..............................................................................  40
10.4. Один пример из жизни предприятия.....................................................................  40
11. Пример построения документооборота на основе программы Staffware...............................................................................................................................  42
11.1. Архитектура Staffware............................................................................................  42
11.2. Возможности настройки.........................................................................................  44
11.2.1. Описание бизнес-процедур.................................................................................  44
11.2.2. Конструкторы.......................................................................................................  45
11.2.3. Макрокоманды......................................................................................................  47
11.3. Взаимодействие с внешним миром.......................................................................  48
12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота..............  50
12.1. Проблема информированности..............................................................................  50
12.2. Организационные проблемы..................................................................................  50
12.3. Психологические проблемы...................................................................................  50
12.4. Проблема кадров.....................................................................................................  51
12.5. Делать самим или использовать готовые системы?............................................  51
Заключение.........................................................................................................................
 
53

Введение

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов. Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной модели документооборота. Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды. Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота и приведены примеры.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.