Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформації

Зміст

Вступ

1 Загальні відомості

2 Функціональне призначення

3 Аналіз методів рішення задачі

4 Опис логічної структури задачі

5 Технічні засоби, що використовуються у програмі

6 Порядок роботи із програмою

6.1 Виклик та завантаження програми

6.2 Вхідні дані

6.3 Вихідні дані

6.4 Інструкція користувача

Додатки

Додаток А Лістинг програми

Додаток Б Схема функціонування програми

Додаток В Тестовий приклад

Анотація

В роботі розроблено базу даних для автоматизації облікової інформації. База розроблена В СУБД Access. Обґрунтовано вибір СУБД. Представлено алгоритм, лістинг програми та віконні форми бази даних.

Вступ

Уява про те, що таке база даних, ми можемо отримати, заглянувши в свою записну книжку, заповнену однотипними записами, що зберігають інформацію про фамілії, імена, адреси і телефони друзів, родичів і знайомих. При необхідності ми звертаємось до цієї “ Бази даних ”, щоб отримати ту чи іншу інформацію.

Бази даних, що створюються в запам’ятовуючих пристроях комп’ютера, подібні картотекам, але на відміну від записної книжки можуть містити сотні і тисячі записів, що зберігають сукупність взаємопов’язаної інформації про ті чи інші об’єкти. Головна перевага, яку нам дає перехід до автоматизованого ведення бази даних – швидкий пошук необхідної інформації і представлення її в потрібній формі.

Так, автоматизована картотека обліку робітників підприємства дає можливість співробітнику відділення кадрів за кілька секунд отримати інформацію на такі запити:” Видати список співробітників, що знаходяться у відпустці в тому числі: в чергових, учбових, за дозволом адміністрації… ” чи “ видати список співробітників, що закінчують в наступному році вищі навчальні заклади ” і т.д.

На невеликих фірмах працівники власноруч створюють свої бази даних, які притаманні тільки цій фірмі, цим самим відкидаючи купівлю дорогого програмного забезпечення у інших фірм. Для створення своєї бази даних необхідно мати хоча б один ПК із в строєним в ньому необхідним для цього пакетом програм.

База даних – це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області ( під предметною областю тут розуміють, наприклад школу, університет, підприємство, район та ін.), до якої мають доступ багато програм. Процес створення комп’ютерної бази даних складається з переносу інформації з традиційних паперових документів (картотек, таблиць ) на магнітні диски комп'ютера. Послідовність даних, що записуються на магнітний диск комп’ютера, називають файлом бази даних. Файл бази даних складається з окремих записів, кожен з яких вміщує інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Запис файлу складається з окремих полів, кількість яких відповідає числу граф таблиці чи числу стрічок, що заповнюються. Створення бази даних починається з опису структури записів, що в ній зберігаються. Термін ведення бази даних характеризує операції, що виконуються над базою даних для підтримки її в актуальному стані. Процес внесення змін і виправлення помилок в документах бази даних називається редагуванням. Використання бази даних припускає виконання дій по пошуку й одержанню в заданому вигляді збереженої в ній інформації.