Информатика. Часть 2-я. 2-й семестр. Лабораторная работа №1. Оформление документов

Часть 1. Первичные настройки текстового процессора Microsoft Word 2000
1. Запустите текстовый процессор командой ПускПрограммыMicrosoft Word).
2. Откройте заранее подготовленный файл (любой).
3. Откройте меню настройки панелей управления (ВидПанели управления) и убедитесь в том, что включено отображение только двух панелей: Стандартная и Форматирование.
4. В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки. Для этого используйте соответствующую кнопку в левом нижнем углу окна документа или команду ВидРазметка страницы.
5. Если шрифт на экране выглядит слишком мелким, настройте масштаб отображе-ния командой ВидМасштаб. Можно также использовать раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная. Если желаемого масштаба нет в списке (например 125%), введите нужное значение непосредственно в поле списка и нажмите клавишу Enter.
6. В качестве единицы измерения для настройки параметров документа выберите миллиметры (СервисПараметрыОбщиеЕдиницы измерения).
7. Настройте список быстрого открытия документов. После запуска программы в меню Файл можно найти список из нескольких документов, открывавшихся в текстовом процессоре в последнее время. Это удобно для быстрого открытия нужного документа. Количество документов, отображаемых в этом списке, задайте счетчиком Сервис ПараметрыОбщиеПомнить список из... файлов.
8. Отключите замену выделенного фрагмента при правке текста, сбросив флажок СервисПараметрыПравкаЗаменять выделенный фрагмент. Это несколько снижает производительность труда при редактировании текста, но страхует начинающих от нежелательных ошибок. С набором опыта практической работы этот флажок можно установить вновь.
9. Включите контекстно-чувствительное переключение раскладки клавиатуры (СервисПараметрыПравкаАвтоматическая смена клавиатуры). Эта функция удобна при редактировании текста. При помещении курсора в английский текст автоматически включается англоязычная раскладка, а при помещении его в текст на русском языке — русскоязычная.
10. Запретите «быстрое» сохранение файлов, сбросив флажок Сервис ПараметрыСохранениеРазрешить быстрое сохранение. При «быстром» сохранении сохраняется не сам файл, а только его изменения по сравнению с предыдущей сохраненной версией. Это действительно сокращает время операции сохранения, но замедляет другие операции с документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла.
11. Настройте функцию автосохранения с помощью счетчика Сервис ПараметрыСохранениеАвтосохранениё каждые... минут. Имейте в виду следующие обстоятельства:
 при автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть однократно использован для восстановления несохраненных данных, но только однократно;
 функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохранить и Сохранить как.
12. Временно отключите средства проверки правописания. На вкладке Сервис ПараметрыПравописание сбросьте флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику. На ранних этапах работы с документом надо сосредоточиться на его содержании, а средства проверки правописания отвлекают. Завершая работу над документом, необходимо вновь подключить и использовать эти средства.
13. Временно отключите функцию автозамены при вводе сбросом флажка СервисАвтозаменаАвтозамена Заменять при вводе.
14. Включите автоматическую замену «прямых» кавычек парными: Сервис Автоформат Заменять при вводе «прямые» кавычки парными. В русскоязычных текстах прямые кавычки не применяются. Для подготовки англоязычных текстов и листингов программ отключите эту функцию.
15. Временно отключите ряд средств автоматического форматирования, в частности автоматическую маркировку и нумерацию списков. На вкладке Сервис АвтозаменаАвтоформат при вводе сбросьте флажки Применять при вводе к маркированным спискам и Применять при вводе к нумерованным спискам. После приобретения первичных навыков работы с текстами вновь подключите эти средства.
16. Отключите Помощника. Помощник — удобное интерактивное средство для получения конкретной справки, но справочная система программы обладает более высокой методической ценностью. В текстовом процессоре Microsoft Word 2000 Помощник «перехватывает» все запросы к справочной системе, поэтому для полноценной работы со справочной системой его надо принудительно отключить.
 Вызовите Помощника: СправкаСправка по Microsoft Word.
 В окне Помощника щелкните на кнопке Параметры — откроется диалоговое окно Помощник.
 На вкладке Параметры сбросьте флажок Использовать Помощника.
 Закройте диалоговое окно Помощник щелчком на кнопке ОК.
Проверьте, как работает вход в справочную систему: СправкаСправка по Microsoft Word. Вместо Помощника должно открываться окно справочной системы.
17. Отключите автоматическую расстановку переносов. В абсолютном большинстве случаев на ранних этапах работы с документами она не нужна. Для Web-документов, для документов, распространяемых в формате текстового процессора, и для документов, передаваемых на последующую обработку, расстановка переносов не только бесполезна, но и вредна. Для документов, которые окончательно форматируются и распечатываются в одной рабочей группе, расстановка переносов может быть полезной, но и в этом случае ее применяют только на заключительных этапах форматирования и при этом очень тщательно проверяют соответствие переносов, расставленных автоматически, нормам и правилам русского языка.
Расстановку переносов отключают сбросом флажка СервисЯзык Расстановка переносов Автоматическая расстановка переносов.
18. Включите запрос на подтверждение изменения шаблона «Обычный»: СервисПараметрыСохранениеЗапрос на изменение шаблона «обычный». Шаблон «Обычный» является первоосновой для всех остальных шаблонов (они создаются на его базе и наследуют его свойства). При обычной работе с программой необходимость его изменения не возникает (если надо что-то изменить в этом шаблоне, достаточно создать его копию под другим именем и работать с ней). Включением данного флажка предупреждаются случайные внесения изменений в шаблон со стороны пользователя, а также попытки макровирусов сохранить свой код в данном шаблоне (для дальнейшего размножения в документах, создаваемых на его основе).
19. Создать текстовый документ, представляющий собой деловое письмо с предложением услуг, содержащее заголовок, два абзаца текста и список из пяти элементов. Сохранить файл с письмом на диске.
Итоги. Вы научились выполнять первичные настройки текстового процессора и узнали, что доступ к ним осуществляется следующими командами:
 СервисПараметры;
 СервисАвтозамена;
 СервисЯзык;
 ВидПанели инструментов;
 ВидМасштаб
Часть 2. Первичные настройки параметров печатного документа
Форматирование документов, предназначенных для печати на принтере, выполняется в «привязке» к параметрам печатной страницы. Поэтому создание документов этой категории необходимо начинать с настройки параметров страницы. К этим параметрам относятся прежде всего размер листа бумаги и величина полей.
1. Запустите текстовый процессор командой ПускПрограммыMicrosoft Word.
2. Дайте команду для создания нового документа: ФайлСоздать.
3. В диалоговом окне Создание документа переключатель Создать установите в положение Документ и выберите шаблон Обычный.
4. Откройте диалоговое окно Параметры страницы (ФайлПараметры страницы).
5. На вкладке Размер бумаги выберите в раскрывающемся списке Размер бумаги пункт А4 (это формат 210х297 мм, принятый в России в качестве стандартного). В случае использования нестандартного формата выбирают пункт Другой и с помощью кнопок счетчиков Ширина и Высота задают его параметры.
6. Задайте ориентацию бумаги (Книжная или Альбомная). При «альбомной» ориентации бумага располагается длинной стороной по горизонтали.
7. На вкладке Поля задайте размеры полей:
Левое — 25 мм Правое — 15 мм
Верхнее — 15 мм Нижнее — 20 мм
8. Для нижнего поля задайте интервал от края до колонтитула 12 мм (в нижнем колонтитуле будет размещаться номер печатной страницы).
9. Если предполагается двусторонняя печать (четные страницы печатаются на оборотной стороне нечетных страниц), установите флажок Зеркальные поля. Сбросьте этот флажок.
10. Проверьте, как действует настройка печати двух страниц на одном листе. Установите флажок 2 страницы на листе. На панели Образец рассмотрите результат настройки. Перейдите на вкладку Размер бумаги и установите «альбомную» ориентацию страниц. Оцените результат настройки. Восстановите «книжную» ориентацию и печать одной страницы на листе.
11. Создайте нижний колонтитул для размещения номера печатной страницы. Дайте команду ВидКолонтитулы — откроется панель инструментов Колонтитулы. Пользуясь кнопкой Верхний/нижний колонтитулы, создайте область нижнего колонтитула. Вставьте в нее номер страницы щелчком на кнопке Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы. Отцентрируйте номер страницы щелчком на кнопке По центру на панели инструментов форматирование. Закройте панель Колонтитулы. Убедитесь в том, что в документе появились нижние колонтитулы с номерами страниц.
Прямой команды для удаления колонтитулов нет. Чтобы удалить колонтитулы по всему документу, надо очистить область колонтитула на одной из страниц. Колонтитул, лишенный содержимого, удаляется автоматически. Для удаления содержимого колонтитула откройте панель Колонтитулы (ВидКолонтитулы), переключитесь на верхний или нижний колонтитул (по ситуации) кнопкой Верхний/нижний колонтитулы, выделите элемент содержимого и нажмите клавишу Delete.
12. Закройте панель инструментов Колонтитулы. Сохраните документ командой Сохранить как, дав ему имя Эксперимент.
Итоги. Вы научились создавать и настраивать печатные документы. В порядке эксперимента вы создали «пустой» документ, имеющий настроенные параметры страницы, стили, соответствующие шаблону «Обычный», и нижний колонтитул для размещения номеров печатных страниц. Вы готовы к наполнению данного документа текстовым содержанием с последующим редактированием и форматированием.
Часть 3. Ввод специальных символов
В этом упражнении мы рассмотрим пять приемов ввода символов греческого алфавита. Особо отметим, что это еще далеко не все возможные приемы для текстового процессора Microsoft Word.. Упражнение будем выполнять вводом фразы: Длина окружности равна 2pR. Для подготовки к упражнению запустите текстовый процессор и создайте пустой документ, взяв за основу шаблон Обычный.
1. Замена шрифта. Введите текст: Длина окружности равна 2pR. Выделите букву «р». На панели Форматирование раскройте список шрифтов и выберите символьный набор Symbol. Символ «р» заменится символом «».
Если панель Форматирование скрыта, то доступ к списку шрифтов можно получить командой ФорматШрифт. Это наиболее стандартный прием. Им можно пользоваться во всех программах, имеющих средства для изменения шрифта, но для его применения нужно заранее знать, какой символ латинского шрифта соответствует нужному символу греческого шрифта, а это не всегда возможно.
2. Классический подход. Введите текст: Длина окружности равна 2хП. Выделите символ «х». Откройте программу Таблица символов (ПускПрограммы СтандартныеСлужебныеТаблица символов). В окне этой программы выберите шрифт Symbol). В поле таблицы разыщите символ , выделите его, щелкните на кнопке Выбрать и на кнопке Копировать. Вернитесь в окно Microsoft Word и комбинацией клавиш Shift.+Ins вставьте из буфера обмена скопированный символ на место выделенного.
Этот прием действует в большинстве программ. Его применяют, если заранее неизвестно, какому символу латинского шрифта соответствует необходимый символ.
3. Использование стиля. Если документ содержит много символов греческого алфавита, имеет смысл создать для них специальный знаковый стиль. На базе существующего знакового стиля, например стиля Основной шрифт абзаца создайте новый знаковый стиль, например Греческий. Для этого откройте диалоговое окно Стиль командой ФорматСтиль и щелкните на кнопке Создать. В диалоговом окне Создание стиля в поле Имя введите имя нового стиля, в раскрывающемся списке Стиль выберите пункт Знака и в списке Основан на стиле выберите базовый стиль. Если предполагается и в дальнейшем создание аналогичных документов, созданный стиль можно сохранить в шаблоне, установив флажок Добавить в шаблон. После этого щелкните на кнопке Формат, в открывшемся меню выберите пункт Шрифт и замените текущий шрифт символьным набором Symbol. В дальнейшем при необходимости ввода греческих букв достаточно на панели форматирование выбрать стиль Греческий.
4. Применение «горячих клавиш». Это самый эффективный прием. Нет более быстрого способа ввода нестандартных символов, чем ввод с помощью заранее назначенных клавиатурных комбинаций. Так, например, мы можем закрепить символ за комбинацией клавиш Ctrl.+Alt+Р и использовать ее всюду, где в этом возникает необходимость.
Дайте команду ВставкаСимвол — откроется диалоговое окно Символ. В списке Шрифт выберите шрифт Symbol). В таблице символов разыщите и выберите символ . Щелкните на кнопке Клавиша — откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры. Убедитесь в том, что текстовый курсор находится в поле Новое сочетание клавиш (в таких случаях говорят, что фокус ввода принадлежит элементу управления Новое сочетание клавиш). Если это не так, переместите фокус ввода в нужное поле последовательными нажатиями клавиши ТАВ.
Когда фокус ввода находится в нужном поле, нажмите желаемую комбинацию клавиш, например Ctrl.+Alt+Р. Обратите внимание на запись, появившуюся в поле, и щелкните на кнопке Назначить. Закройте открытые диалоговые окна и проверьте работу данной комбинации.
Обратите внимание на то, что для одного и того же символа можно назначать несколько комбинаций клавиш. Если нужно изменить назначение, следует в диалоговом окне Настройка клавиатуры выделить назначенную комбинацию и щелкнуть на кнопке Удалить. Если нужно, чтобы назначенная комбинация действовала во всех вновь создаваемых документах, ее можно сохранить в текущем шаблоне, установив флажок Сохранить изменения.
5. Использование средства автозамены. У метода «горячих клавиш» есть существенный недостаток, связанный с тем, что надо запоминать, какому символу какая комбинация соответствует. Если предполагается ввод множества нестандартных символов, удобно использовать средство автоматической замены символов при вводе.
Дайте команду ВставкаСимвол — откроется диалоговое окно Символ. В списке Шрифт выберите шрифт Symbol. В таблице символов разыщите и выберите символ . Щелкните на кнопке Автозамена — откроется диалоговое окно Автозамена. В поле Заменить на введите заменяемую комбинацию «.пи.». (Зачем символы «пи» оконтурены точками с двух сторон, выясните самостоятельно, экспериментируя с вводом выражения 2R). Аналогичным образом можно организовать ввод и других символов: «.фи», «.тау.», «.кси.» и так далее. Как видите, ничего не надо специально запоминать.
6. Сохраните документ с введенными символами командой Сохранить как, дав ему имя Символ.
Итоги. В текстовом процессоре Microsoft Word, как и во многих других приложениях Windows, одну и ту же операцию можно выполнить множеством разных способов. У каждого способа есть достоинства и недостатки. Пользователи опытным путем подбирают наиболее удобные для себя приемы. Выбор приема зависит от объема и характера исполняемой работы, а также от периодичности ее исполнения.
Часть 4. Оформление пояснительной записки
Жесткой формы для написания объяснительной записки не существует. Ее можно написать «от руки» в свободной форме, но вам предлагается научиться делать это на компьютере. На рис.1 приведен образец объяснительной записки.

















Порядок выполнения задания
Рис. 1 Пример документа Объяснительная записка
1. Создайте новый документ (Файл СоздатьНовый документОК).
2. Сделайте начальные установки для документа: шрифт Times New Roman, размер 14, выравнивание кнопкой По левому краю.
3. Напечатайте черновик документа, нажимая клавишу Enter (Ввод) для перехода на следующую строку (например, на новую строку в шапке или новый абзац в основном тексте).
Полученный черновик будет выглядеть следующим образом.
Генеральному директору ЗАО МНТ
Соколову А.В.
от Герасимовой Л.С.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Мое опоздание на работу 16 сентября 2003 г. произошло в связи с тем, что по техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Новосибирск - Искитим были отменены электропоезда. Добиралась на работу на частной автотранспорте. Время, затраченное на дорогу, превысило планируемое в три раза.
Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону 68-01-11 или в справочной службе Новосибирского вокзала.
Л.С. Герасимова
16.09.2003г.
4. Отформатируйте черновик по образцу, приведенному в начале описания задания.
Для этого:
 выделите заголовочную часть (кому и от кого) и передвиньте, ориентируясь по линейке, маркер Отступ первой строки на середину поля листа;

 выделите название документа «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» и установите его в центре строки, щелкнув на кнопке По центру ;
 выделите содержательную часть документа и установите по линейке левую и правую границы текста и абзацный отступ. Используйте для этого маркеры По левому краю, По правому краю и Отступ первой строки;
 выровняйте текст по ширине, щелкнув на кнопке По ширине ;
 выделите подпись и дату и выровняйте их по правому краю листа, щелкнув на кнопке По правому краю .
5. Сохраните документ под именем «Объяснительная записка» в папке Мои документы: ФайлСохранить как....
Часть 5. Оформление резюме при помощи Мастера резюме
Иногда возникает необходимость оформления резюме (подобие автобиографической справки с указанием профессиональных достижений) для поиска вакансии. Проще всего составить резюме при помощи Мастера резюме. Работа с Мастером состоит из двух этапов. Сначала выбирается форма резюме и определяется, какую информацию в него включать. Затем готовая форма заполняется конкретной информацией о соискателе.
Порядок выполнения задания
1. Создайте новый документ: ФайлСоздатьвкладка Другие документывыбрать Мастер резюмеустановить Создать Документ ОК.
2. В появившемся стартовом окне Мастера резюме щелкните на кнопке Далее, чтобы приступить к созданию документа.

3. Выберите стиль (Стандартный) и тип резюме (Обычное), завершая выбор щелчком на кнопке Далее.
4. Введите исходные данные о себе.

5. Следуя советам Мастера, заполняйте предлагаемые формы, завершая каждый шаг щелчком на кнопке Далее, пока надпись на ней не погаснет:
 укажите, какие дополнительные сведения о себе вы хотите включить в резюме;
 выберите из стандартных пунктов резюме те, которые вам кажутся наиболее важными при устройстве на работу;
 введите дополнительные (к предложенным) пункты в резюме.
6. Щелкните на кнопке Готово, чтобы появился бланк резюме установленной вами формы.
7. Заполните форму информацией о себе.
8. Сохраните документ в папке Мои документы: Файл Сохранить как... Пример заполненного бланка резюме приведен ниже.



Содержание отчета
Отчет должен быть подготовлен с помощью редактора Microsoft Word. Файл с отчетом должен содержать:
 Титульный лист
 Пример отформатированной объяснительной записки с вашим текстом
 Пример заполненного бланка резюме с вашими данными

Работа зачтена 01.2017, Сваровский И.Н.