Особливості використання системного підходу у документознавстві

У наш час документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя, а також є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін. Документ несе в собі інформацію, яку можна передати тому, хто буде знайомитися з ним, вивчати його, читати чи іншим способом «споживати інформацію». Документ потрібний саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією, зберегти певне знання в часі та передати його споживачам інформації. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення й обробки масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень. Поняття «документ» є основним та фундаментальним в системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, які служать об'єктами практичної діяльності з пошуку, створення, зберігання, використання, розповсюдження документної інформації в суспільстві|.

Тому багато вітчизняних та зарубіжних дослідників пропонують для швидкого пошуку та обробки великих масивів документів використовувати системний підхід. Так, провідний вітчизняний науковець С.Г. Кулешов розглядав системний підхід як методологічний, в якому об’єкт виступає системою. Головною складовою та об’єктом даної системи він вважав документ. При дослідженні поняття «системи», А.Г. Гапоненко виділяє три взаємопов’язані компоненти системи та пропонує розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за способом утворення, стосовно цільового призначення, за розміром, за ступенем складності, по відношенню до змін у часі тощо.