Организация хранения документации в организации

Введение

Актуальность темы.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. Раскрыть значение номенклатуры дел

2. Рассмотреть порядок формирования дел

3. Изучить условия хранения документации

4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения

5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов

6. Рассмотреть порядок оформления дел

7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

Объектом исследования являются документация организации.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

Источниковая база

Основные аспекты хранения документации в организации изложены в законодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения», «Основные правила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Основные правила работы архивов организации».

Основная идея «Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплексная унификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.