Как отражать расходы организации на мобильную связь

Достаточно распространенной мерой поощрения сотрудников и повышения их лояльности организациям была и остается оплата мобильной связи. Причем многие работники пользуются услугами сотовых операторов как по рабочим, так и по личным нуждам. Какими же договорами и первичными документами можно оформить отношения между компанией, оплачивающей мобильную связь, и сотрудниками? В каких случаях и какие расходы компания может учитывать в целях исчисления налога на прибыль и НДС?

На эти вопросы отвечает старший аудитор аудиторско-консалтинговой группы "Градиент Альфа" Роман Самилло.

- Организациям, оплачивающим мобильную связь своим сотрудникам, сотовые операторы обычно ставят следующие условия:

- между организацией и оператором нужно заключить договор;

- организация должна приобрести и оформить на себя sim-карты;

- организация должна плачивать услуги по договору с расчетного счета компании.

При условии документального подтверждения и экономической обоснованности расходы на сотовую связь учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов (по ст. 264 НК РФ).

Чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии:

- утвержденный руководителем список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью.

Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками.

Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.

- договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;

- детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи – расшифровки переговоров.

Распечатки переговоров содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Однако даже если фирма получит от оператора связи распечатку, в ней, естественно, не будет сказано, какие переговоры являются личными, а какие - служебными.