Управление контентом в организации (Ответы на тест СИНЕРГИЯ / МТИ / МОИ)

Ответы на тест Управление контентом в организации - СИНЕРГИЯ, МОИ, МТИ.
Результат сдачи - 100-100 баллов.
Дата сдачи свежая.

Вопросы к тесту:
По отношению к управленческому объекту выделяют … документопотоки

Подписание документа электронной подписью (ЭП) производится с помощью

закрытого ключа. Эта процедура включает следующие операции: считывание

документа, создание хеш-функции, шифрование хеш-функции, создание ЭП,

соединение подписи с документом. Поясните, на каком из этих этапов должен

использоваться закрытый ключ ЭП.



В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в

отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя

быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав

ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение

систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и

вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о

продажах? Ответ аргументируйте.

Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в

процессе этих операций:

A. Распознавание и ввод данных

B. Подготовка документа к сканированию

C. Рассылка документов

D. настройка полей ввода документа и индексация базы данных

E. предварительная обработка изображений

F. создание списка адресатов

Цель контроля состоит в …



В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов.

Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль

за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть

руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать

контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль

по существу и контроль за сроками исполнения?



В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при

этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много

текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом

реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.



В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить

эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел

контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и

итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том,

как проводится предупредительный и текущий контроль?



В состав информационно-справочных документов …



В числе основных направлений совершенствования документации –…



Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на …



Входящие документы образуют три направления движения в организации:

руководству организации, руководству структурных подразделений, специалистам.

Определите, в каком процентном соотношении распределяются документы по

данным направлениям?



Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты.



Выделяют такие формы регистрации документов, как … регистрация



Главное правило организации электронного документооборота – это …



Группы доступа необходимы …



Делегирование прав доступа используется …



Длина ключа, согласно ГОСТ 28147-89, равна … бит



Установите соответствие между специальными функциями документов и их

описанием:

A. Организационная функция

B. Управленческая функция

C. Обучающая функция

D. установка правовых отношений

E. принятие решений

F. передача знаний между людьми и поколениями





Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет

логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою

личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то

пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами.

Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на

регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите,

какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?





Для хранения документов в большинстве ЕСМ-систем используется хранилище

данных, которое состоит из логических компонентов, в частности, из: хранилища

атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой

индексации. Часто используется также название «архив документов». Что включает

в себя архив документов?





Жизненный цикл … складывается из сбора, управления, накопления, хранения и

доставки информации



При подсчете объема документооборота учитываются все …



… – это средство для определения автора подписи и достоверности электронного

документа



дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном

порядке



… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-

цифровой форме



… документа – это документ, который содержит разнообразную информацию о

стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое



В ЕСМ-системах имеется возможность работать с маршрутами документов.

Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создавать.

Используются свободная и жесткая маршрутизация документов. Сотруднику

необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки

необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в

этом случае?





Жизненный цикл контента включает в себя … информации



… – это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма

криптографического преобразования данных

… – это любой вид информации, который составляет содержание информационного

ресурса



… – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации

и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве



… – это способность подтвердить личность пользователя



… – это средство для выработки подписи



К общим функциям документов относят …



К основным видам срокового контроля относят … контроль



К специальным функциям документов относятся такие функции, как …





Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом,

который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM

можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на

свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение

средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута

выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.





Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая

деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих

документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию

исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий

бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие

дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они

должны быть расположены?





Корпоративные стандарты в области управления документами и контентом

предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и

особенности документирования деятельности конкретной компании. Директор при

утверждении состава документов в области документооборота решил исключить из

числа документов инструкцию по делопроизводству, ссылаясь на то, что в Положении

о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) все прописано.

Правильно ли поступает директор? Ответ аргументируйте.



Криптография предполагает наличие таких компонент, как …



Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании

считается … документа



Официальные документы – это документы, созданные юридическими или

физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. На

предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли

инструкции к официальным документам?



… – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления



… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы

движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий

источник и общий приемник







При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в

которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа

присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа.

Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.



При совместном редактировании могут использоваться такие подходы к

редактированию, как … редактирование



При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы

согласования, как …



Процедура проверки электронной подписи состоит из вычисления хеш-значения

документа и проверки некоторых соотношений, связывающих хеш-значение

документа, подпись под этим документом и открытый ключ подписавшего абонента.

Поясните, в какой момент при проверке понадобится открытый ключ электронной

подписи.



Различают такие номенклатуры дел, как … номенклатуры



Регистрация – это …



Регистрация документов преследует определенные цели, такие как …



Система документации определяется как …