Задание 7. Иллюзии реорганизации. Кейс.

Относительно реализации преобразований существует распространенное заблуждение, что реорганизация компаний – исключительно технический процесс, завершающийся внесением соответствующих изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). При этом недооценивается значимость процесса реорганизации, который является масштабным и затрагивает все сферы бизнеса: изменяются как организационные процессы и процедуры, так и корпоративная культура реорганизуемых компаний. Авторам проектов реорганизации необходимо избавиться от ряда опасных заблуждений.
Первая иллюзия: отсутствие изменений в системе управления при проведении «технической» реорганизации
Даже если в группе компаний до начала реорганизации действует отлаженная единая система управления, ключевые бизнес-процессы централизованы, это не означает, что объединение компаний не потребует значительных изменений. Локальные юридические процедуры и управленческие процессы в реорганизуемых компаниях могут отличаться, что зачастую не играет большой роли, когда корпоративный центр контролирует группу по заданным управленческим показателям. Но подобная ситуация может быть критической в случае объединения компаний и их операционной интеграции, требующей переструктурирования информационных и управленческих потоков в связи с исчезновением или появлением юридических лиц.
Другая крайность: система управления реорганизуемых компаний характеризуется несколькими центрами ответственности и нерегламентированными подчинениями, различающимися организационными и юридическими процедурами. По итогам реорганизации такая система управления потребует приведения к единому стандарту организационных структур, систем мотивации и вознаграждения, информационных потоков и т. д. То есть организационные преобразования неизбежны в любом случае, открытым остается только вопрос их масштаба.
Опыт сопровождения процессов реорганизации в компаниях с разной настройкой системы управления — от операционных до многопрофильных финансовых холдингов — свидетельствует о необходимости параллельной или последовательной реорганизации бизнес-процессов.
В качестве примеров подобных изменений можно привести следующие:
• после завершения преобразований при реорганизации в форме присоединения или слияния региональных компаний в единую структуру (переход на единую акцию) потребуется наладить масштабное обеспечение правоустанавливающей документацией (положения, регламенты, должностные инструкции, доверенности) вновь открывающихся филиалов, которые, как правило, создаются на базе ранее самостоятельных компаний;
• при реорганизациях в форме присоединения или слияния группы компаний следует обязательно обращать внимание на то, как поменяется процесс участия консолидированной компании в имеющихся судебных процессах. До завершения реорганизации каждое из консолидируемых юридических лиц участвует в досудебных и судебных процедурах от своего имени. После завершения реорганизации придется предусматривать специальные доверенности представителям объединенной компании, а также внедрять механизм своевременной централизации всей необходимой информации об актуальных судебных разбирательствах. Изменение таких, казалось бы, сугубо юридических бизнес-процессов очень важно для компаний, ведущих большое количество исков, таких как страховые компании, кредитные организации, компании потребительского сектора, застройщики и девелоперские компании, работающие с недвижимостью;
• изменение системы бизнес-планирования и бюджетирования в реорганизованных компаниях. Данные процессы, как правило, подвержены наиболее серьезным трансформациям по итогам реорганизации, в основном в части организации и контроля казначейского исполнения бюджета и порядка обмена информацией между центрами финансовой ответственности.
Своевременное изменение бизнес-процессов является очень важным для обеспечения стабильности функционирования реорганизуемых компаний и требует такого же пристального внимания и трудозатрат, что и составление передаточного акта или разделительного баланса.
Практический опыт показывает, что в случае отсутствия законодательных ограничений иногда целесообразно осуществить переход к целевой модели бизнес-процессов не в момент завершения реорганизации, а за короткий период до его наступления, например, продолжительностью в 1 месяц. Это позволяет апробировать новую модель функционирования компаний и минимизировать риски нестабильности их операционной деятельности.
Вторая иллюзия: дешевизна обеспечения процесса изменений
Традиционно архитекторы проекта реорганизации выделяют следующие основные группы затрат:
• затраты на регистрационные пошлины и документальное оформление реорганизации;
• резервы под удовлетворение требований кредиторов, которые могут быть предъявлены к досрочному исполнению;
• выплаты персоналу в случае, если реорганизация сопровождается сокращением персонала.
Состав затрат на реорганизацию во многом зависит от специфики деятельности компании и формы реорганизации.
Так, для обеспечения реализации процесса преобразований для группы компаний:
• владеющей недвижимым имуществом, — значительными будут являться расходы, связанные с переоформлением различных имущественных прав (на землю и объекты недвижимости);
• с обширной филиальной сетью — затраты на нотариальное заверение правоустанавливающей документации и обеспечение ею филиалов и представительств;
• с развитой ИТ-инфраструктурой — затраты на доработку и трансформацию автоматизированных систем управления.
В отдельных случаях специфические затраты могут потребовать до 80% всего бюджета на реорганизацию. А в целом средний бюджет реорганизации для 5-7 компаний с оборотом порядка 1 млрд. руб. в год может легко доходить до 30 млн. рублей именно за счет таких «недооцениваемых» статей.
В общем виде стандартный бюджет проведения реорганизации включает следующие статьи затрат
Пример статей затрат на проведение реорганизации
1. Обязательные затраты юридического характера (пошлины и сборы, услуги нотариусов, подготовка документов, другие затраты, минимально необходимые в силу закона):
• подготовка учредительных документов, присвоение кодов Госкомстата РФ
• оформление прав на объекты недвижимости и земельные участки (государственные пошлины, регистрационные сборы и пр.)
• переоформление лицензий (на работу с государственной тайной, с персональными данными и проч.) и прав на объекты интеллектуальной собственности и товарные знаки
• регистрация изменения сторон по долгосрочным договорам аренды, по договорам ипотеки (государственные пошлины и пр.)
• регистрация перехода прав на транспортные средства
• организация общих собраний акционеров и прочие протокольные мероприятия (публикации в средствах массовой информации, внесение изменений в реестры)
• изготовление печатей, штампов, изменение адресов и наименований на вывесках и сведений о компаниях в рекламно-информационных изданиях, буклетах и т. п.
2. Удовлетворение требований кредиторов, выплаты персоналу:
• выплаты, полагающиеся работникам при увольнении в связи с реорганизацией
• компенсации за неиспользованный отпуск
• выплаты страховых сумм, предусмотренных трудовыми договорами
• наем нового персонала, подготовка и переподготовка кадров
3. Специфические затраты, а также затраты на консалтинговые услуги:
• доработка ИТ-систем
• консалтинговые услуги по сопровождению процесса реорганизации
• дополнительные мотивационные премии ключевым сотрудникам компаний, обеспечивающим реализацию преобразований
• нотариальное заверение документов
• открытие или перерегистрация банковских счетов
• перезаключение договоров с телекоммуникационными компаниями
• почтовые рассылки правоустанавливающей документации в филиалы и представительства
Чтобы определить общую сумму законодательно предусмотренных платежей, необходим детальный план-график проведения реорганизации, а также перечни:
• объектов передаваемого имущества (земельные участки, недвижимость, транспортные средства);
• сотрудников, которые могут быть сокращены в ходе реорганизации;
• лицензий, необходимых для вновь создаваемых компаний, занимающихся лицензируемыми видами деятельности.
Оценка затрат на услуги сторонних компаний, привлекаемых к реорганизации (компании, предоставляющие юридические и финансовые консультации, осуществляющие независимую оценку имущества, разработку ИТ-инфраструктуры и т. д.), может быть ресурсоемкой и требовать отдельной методологии проведения.
В качестве практического примера такого подхода можно рассмотреть мероприятия по оценке сводного бюджета на изменение ИТ-систем реорганизуемых компаний:
1. Формирование бизнес-требований к ИТ-инфраструктуре реорганизуемых обществ на основании целей и задач проведения преобразований.
2. Проведение диагностики ИТ-инфраструктуры и выделение ИТ-систем высокого приоритета, изменение которых существенно при проведении реорганизации, например:
o Системы, поддерживающие классификацию и кодирование информации в реорганизуемых компаниях, которые должны обеспечить изменение иерархии подразделений и их переименование.
o Системы ведения бухгалтерского и налогового учета, которые, например, в момент завершения реорганизации в форме присоединения должны быть в состоянии обеспечивать формирование консолидированной отчетности по объединенной компании.
o Системы управления расчетными счетами, которые, например, в момент завершения реорганизации в форме присоединения должны обеспечить реализацию механизма распределения заявок на платежи по нескольким разным счетам объединенной компании, а при реорганизации в форме выделения — отключить из обработки счета, по которым проходили финансовые потоки, связанные с выделенными в отдельную компанию активами.
o Системы учета персонала и расчета заработной платы, которые в ходе реорганизации должны поддерживать возможность учета перевода сотрудников в другое юридическое лицо с сохранением истории перемещений сотрудников.
3. Формирование функциональных требований к ИТ-системам и разработка сводного бюджета на доработку ИТ-инфраструктуры на основании стоимости услуг специализированных ИТ-подрядчиков и покупку дополнительного аппаратного обеспечения (если оно оказывается необходимым), например, для обеспечения работы систем резервного копирования с учетом сводных баз данных группы компаний или ведения архивных баз данных.
4. Проведение анализа и оценки возможных рисков изменений ИТ-инфраструктуры, в первую очередь, по следующим параметрам:
o Возможное изменение системы подготовки отчетности в рамках проведения изменений в ИТ-системе.
o Невозможность восстановления резервного копирования системы.
o Недостаточная производительность заявленного аппаратного обеспечения.
Оценка статей бюджета реорганизации на практике не дает абсолютно точных результатов и не страхует на 100% от возникновения непредвиденных расходов. Примером подобной ситуации может являться следующая: объекты основных средств реорганизуемых обществ создавались хозяйственным способом, и права на них не были зарегистрированы. В результате процедура оформления прав может потребовать как дополнительного времени, так и увеличения затрат. Для покрытия непредвиденных расходов и минимизации возможных рисков в бюджете реорганизации целесообразно предусмотреть резервный фонд. Как показывает практика, требуемый размер резервного фонда не превышает 5-7% от общей суммы всех расходов на реорганизацию.

Третья иллюзия: минимальные внутренние трудозатраты на проведение изменений
Проведение преобразований требует мобилизации значительного трудового ресурса в силу:
• масштабности задач, решаемых сотрудниками в процессе планирования и реализации проекта реорганизации;
• разноплановости и специфики мероприятий, связанных с реализацией преобразований;
• потребности в специфическом опыте реализации преобразований.
При этом практика показывает, что «основной удар» в ходе реорганизации принимает на себя бухгалтерия, работа которой связана с составлением заключительной и вступительной отчетности и является наиболее трудозатратной и кропотливой. Второе важное звено — корпоративные юристы, на которых ложится нагрузка по регистрации новых юридических лиц (филиальной сети), регистрации перехода прав на объекты недвижимости, прав в рамках арендных отношений, на транспортные средства.
Решая дилемму о привлечении внешних проектных управляющих для сопровождения реорганизации или о выполнении всего проекта собственными силами, следует, в первую очередь, учитывать, что приобретаемый внутренним ресурсом опыт реализации преобразований ценен, но маловероятно, что он будет востребован повторно. Принимая подобное решение, целесообразно попытаться сравнить стоимость отвлекаемого персонала и сопровождение преобразований за счет внешнего ресурса.
На практике наиболее оптимальным вариантом решения проблемы является применение матричного подхода к управлению реорганизацией (см. рисунок 1) за счет создания рабочих групп по направлениям работ (ИТ, финансы, организационное обеспечение, PR) с привлечением специалистов соответствующих функциональных департаментов под управлением внешнего проектного менеджера.

Управляющий комитет

 Руководитель проекта
Функциональные департаменты, с участием которых формируется рабочая группа по блоку работ  Рабочие группы по блокам работ
Состав каждой из рабочих групп формируется из сотрудников функциональных департаментов и участников проектного офиса  Проектный офис, с участием которого оказывается экспертная поддержка рабочих групп
Департамент 1  Рабочая группа по вопросам правового и корпоративного обеспечения Рабочая группа по финансовым и бухгалтерским вопросам 
Проектный офис должен обладать основными компетенциями в части реорганизации и может быть сформирован как путем набора сотрудников, так и с привлечением внешних экспертов
Департамент 2
    
Департамент 3  Рабочая группа по вопросам IT-сопровождения Рабочая группа по вопросам организацион-ного преобразования  
...     

Принятие решения по ключевым вопросам
Трудовой и экспертный ресурсы управляющего комитета
Предоставление сотрудникам и в рабочую группу
Рисунок 1. Матричный подход к управлению реорганизацией

Такая структура позволяет:
• выделить единый центр ответственности по проекту;
• создать «независимую» площадку для объективного разрешения спорных вопросов, без «втягивания» в конфликт функциональных подразделений;
• обеспечить единое информационное пространство для всех участников процесса реорганизации;
• координировать выполнение работ по этапам процесса реорганизации;
• контролировать выполнение плана-графика мероприятий;
• более эффективно управлять рисками преобразований.
В общей практике за каждым из участников процесса сопровождения проекта по реорганизации закрепляются следующие функции.
Управляющий комитет:
• утверждение документов и результатов по проекту;
• принятие решений по ключевым вопросам и общий контроль;
• разрешение спорных вопросов в рамках реализации проекта.
Руководитель проекта:
• координация деятельности рабочих групп;
• контроль выполнения мероприятий по плану-графику проекта;
• управление рисками проекта.
Проектный офис — внешний управляющий:
• разработка планов-графиков реорганизации, бюджета, карты рисков;
• распределение ролей и ответственных за реализацию мероприятий лиц;
• обеспечение единого информационного пространства для участников преобразований и организационная поддержка;
• выработка согласованных предложений в рамках деятельности рабочих групп, экспертиза по вопросам реорганизации;
• мониторинг исполнения плана-графика проекта, бюджета проекта, карты рисков;
• корреляционный анализ совместимости преобразований с другими существующими и планируемыми проектами.
Рабочие группы проекта:
• ответственность за реализацию плана-графика по своему направлению, подготовка документации по направлению;
• анализ и управление рисками в своей функциональной области.

Четвертая иллюзия: недооценка роли внутреннего информационного сопровождения процесса реорганизации
Руководству компаний, начинающих процесс преобразований, нужно быть готовым к тому, что период подготовки к реорганизации и проведения постреорганизационных процедур может быть довольно долгим — продолжительностью до одного года. Нередко начало процесса реорганизации встречает сопротивление у персонала реорганизуемых компаний. Сотрудники зачастую не понимают целей и задач реорганизации, что может привести к возникновению активного сопротивления изменениям.
Персонал компаний может бояться перемен и воспринимать перевод в другую компанию как повод для увольнения (для части сотрудников процесс реорганизации может быть связан с изменением статуса или значительным увеличением нагрузки, обусловленным выполнением дополнительных функций по сопровождению процесса реорганизации).
Подобные негативные настроения и неопределенность влияют на мотивацию персонала и производительность; лояльность и эффективность могут снизиться в разы, если сотрудники компаний будут обсуждать процесс преобразований, а не выполнять текущие функциональные обязанности. Как правило, возникновение подобных ситуаций вызвано слабым информационным сопровождением процесса, а также отсутствием прозрачных систем мотивации персонала, направленных на выполнение дополнительных функций в ходе процесса преобразований и стимулирование сотрудников на дальнейшую работу в реорганизованной компании.
Одним из решений данной проблемы является формирование плана-графика PR-мероприятий, направленных во внутреннюю среду, пример такого графика представлен в таблице 1.
Внутренние PR-мероприятия должны быть ориентированы на обеспечение сотрудников компаний своевременной, полной и достоверной информацией о ходе реорганизации.
Внутренние информационные сообщения должны обосновывать необходимость преобразований в группе компаний.
Основной упор в таких информационных сообщениях должен быть сделан на освещение:
• целей реорганизации компаний группы;
• механизмов и принципов преобразований;
• предполагаемых результатов реорганизации;
• характера влияния реорганизации на трудовые отношения с персоналом и дополнительные права штатных сотрудников, возникающие в связи с реорганизацией.
В качестве возможных каналов коммуникации и источников дополнительной информации для внутренней аудитории о проведении реорганизации могут стать:
• селекторные совещания;
• официальные информационные письма;
• внутренний форум с разделом вопросов-ответов по реорганизации группы компаний;
• корпоративная газета;
• электронная почта.

Помимо PR-мероприятий по сохранению лояльности персонала необходимо создать определенные материальные стимулы для ключевых сотрудников компаний, обеспечивающих процесс реорганизации. На практике в бюджет реорганизации закладываются соответствующие статьи, а также целесообразно предусмотреть возможность дополнительного премирования от экономии бюджета реорганизации для сотрудников реорганизованных компаний, внесших наибольший вклад в реализацию преобразований.
Ирина Шанцева, консультант Branan





Таблица 1. План-график внутренних PR-мероприятий

Задание на основе кейса:
1. Выпишите основные группы затрат, входящих в бюджет изменений (реорганизации).
2. Какие непредвиденные группы затрат могут сопровождать процесс организационных изменений? Дополните ими список основных затрат.
3. Оцените бюджет затрат на реорганизацию, заключающуюся в слиянии 2-ух компаний.

Полное решение. Оценка отлично.