Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.
1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.
3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.
7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).