Информационные системы в экономике. Контрольная работа. Вариант №4.

ВАРИАНТ № 4
Опишите систему документооборота на вашем предприятии и дайте оценку степени ее автоматизации.
Документооборот в ООО «Марвел» в целом поставлен чётко.
Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных.
Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников.
При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.
Работа с бумажными документами занимает львиную долю рабочего времени сотрудников. Нередко из-за неупорядоченности и неорганизованности системы документооборота служащим приходится оставаться после работы и использовать для работы над документами свое свободное время, что в конечном счете негативно влияет на общую результативность компании.
Согласование множеством участников приводит к размножению одного и того же бумажного документа, и часто не всегда понятно, где последний вариант. Простое согласование документа двумя-тремя сотрудниками занимает один-два дня, но если в обсуждении, редактировании и одобрении документа задействовано от трех до двенадцати участников, то согласование документа может занять до 2-3х недель времени, что конечно же сказывается на оперативности принятия решения.
Система электронного документооборота позволила бы организовать любое оперативное взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.
Вместе с тем, график документооборота в ООО «Марвел» отличается чёткостью, сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременного составления отчетности.

2011, СИБГУТИ, И.Н. Сваровский, зачёт.